Preventivo dentista: come scriverlo e proporlo al paziente

Un aspetto imprescindibile dell’attività di uno studio dentistico è la corretta strutturazione e comunicazione di un preventivo dentale.

Questo sia per approcciarsi in modo semplice e trasparente con il paziente, che per assicurarsi di mantenere un’equa redditività dei servizi offerti dallo Studio.

preventivo dentista

È importante quindi considerare attentamente gli aspetti economici, organizzativi e comunicativi per garantire la comprensione e l’efficacia del preventivo dentale. 

In questo articolo, chiariremo quali aspetti deve includere obbligatoriamente il preventivo del dentista e quali è utile inserire, anche se discrezionali.
Esploreremo inoltre il processo di pricing e le strategie più efficaci di comunicazione del preventivo dentale al paziente.

Preventivo dentista: le componenti utili e quelle obbligatorie

Facciamo una dovuta premessa: redigere un formale preventivo per lo studio odontoiatrico è un obbligo di legge.
La maggior parte dei software gestionali e di fatturazione per lo studio dentistico prevede già dei template prestabiliti per la stesura del preventivo, ma resta comunque importante conoscere gli elementi essenziali che lo compongono per poterlo strutturare in modo efficace.

Innanzitutto il preventivo di uno studio odontoiatrico dev’essere presentato al paziente su una carta intestata deve includere tutti i contatti – telefonici, email e social – perché il paziente li possa comodamente reperire in caso di eventuali chiarimenti.

Tra le informazioni da includere nel preventivo ce ne sono alcune obbligatorie e altre, secondo la nostra esperienza di organizzazione degli studi dentistici, fortemente consigliate. Ecco quali:

  1. Numero identificativo
    È bene che il preventivo dentale abbia un numero o un codice univoco di identificazione e una data.

  2. Dati anagrafici del paziente, completi di tutte le informazioni per rendere l’identificazione del paziente unica e personale.

  3. Trattamenti e prestazioni
    Il preventivo del tuo studio odontoiatrico dovrebbe elencare in modo dettagliato i trattamenti e i servizi proposti per il paziente e inclusi nel suo piano di cura, con indicazione della posizione del dente/i o del cavo orale su cui verrà svolto l’intervento.

  4. Costi specifici
    Il preventivo del tuo studio odontoiatrico deve indicare i costi specifici, per il paziente, associati a ciascuna prestazione e le eventuali scontistiche previste per ogni voce.

  5. Termini e condizioni
    Il preventivo del dentista deve includere per legge termini e condizioni chiari.
    Ciò può riguardare politiche di pagamento, cancellazioni, politiche di rimborso, garanzie sui trattamenti e altre informazioni pertinenti alle politiche di studio.

  6. Validità del preventivo
    È consigliabile specificare la validità del preventivo.
    Poiché i costi dei materiali e i costi operativi possono variare nel tempo, è necessario indicare per quanto tempo il preventivo dentale è valido e se le voci possono variare nel tempo.

  7. Riferimenti
    È fondamentale che il preventivo del tuo studio odontoiatrico contenga anche riferimenti espliciti ai documenti correlati alla cura e alla privacy del paziente, come il piano di trattamento  – se redatto -, il consenso all’utilizzo dei dati personali e il consenso informato.

  8. Firme
    Secondo le normative vigenti, non è obbligatorio che il preventivo del dentista contenga le firme del medico e del paziente.
    Tuttavia, la pratica di inserire la firma dell’odontoiatra e richiedere quella del paziente può essere adottata come buona pratica professionale per garantire la chiarezza, la professionalità e l’accettazione delle informazioni da parte del paziente.

La differenza tra piano di cura e preventivo dentista

Il preventivo dentale e il piano di trattamento sono entrambi strumenti utilizzati in ambito odontoiatrico per comunicare ai pazienti le informazioni relative ai trattamenti proposti e ai relativi costi. 

Entrambi gli strumenti sono importanti per una corretta comunicazione odontoiatrica e consentono ai pazienti di prendere decisioni informate riguardo ai loro trattamenti dentali.

Tuttavia, ci sono alcune differenze tra i due concetti:

Preventivo dentista

Il preventivo dentale è un’offerta economica che viene presentata al paziente per informarlo sui costi stimati dei trattamenti necessari.
Viene solitamente fornito prima dell’inizio del trattamento e può essere soggetto a modifiche, se le necessità del paziente o le circostanze cambiano.

Piano di trattamento

Il piano di trattamento descrive in dettaglio le necessità cliniche del paziente e la relativa proposta di cura dello studio.
Include perciò una valutazione dei problemi dentali del paziente, una lista dei trattamenti raccomandati con una descrizione comprensibile anche a un non esperto, i benefici per il paziente, i tempi di trattamento e le alternative possibili.
Il piano di trattamento può anche includere informazioni sugli eventuali rischi o complicazioni associate.
Non fornisce invece dettagli specifici sui costi come nel preventivo dentale, ma offre una panoramica completa del percorso di cura proposto.

Come proporre efficacemente il preventivo dentale al tuo paziente?

Proporre un preventivo dentale in modo efficace richiede un’adeguata comunicazione tra l’odontoiatra, il personale amministrativo e il paziente.
Coinvolgere le figure giuste e fornire loro la formazione adeguata è essenziale per garantire che i pazienti comprendano pienamente i trattamenti proposti e i relativi costi. 

Per proporre efficacemente un preventivo dentale, le figure coinvolte – che siano parte del personale amministrativo oppure clinico – devono possedere le seguenti competenze:

  1. Abilità di comunicazione
    Chi discute il preventivo dentista deve essere in grado di comunicare in modo chiaro, empatico e non tecnico.
    Adattare il proprio linguaggio al livello di comprensione del paziente e rispondere alle domande e alle preoccupazioni in modo rassicurante sono skills indispensabili per questo ruolo.

  2. Conoscenza dei trattamenti dentali
    Anche le figure amministrative o di segreteria devono avere una conoscenza approfondita dei trattamenti dentali proposti, compresi i benefici e le implicazioni di ciascuno e saper rispondere a eventuali dubbi del paziente.

  3. Conoscenza finanziaria
    Le figure coinvolte nella fase commerciale devono essere in grado di comprendere e spiegare i costi dei trattamenti dentali, inclusi i materiali utilizzati, gli onorari professionali e le spese accessorie.
    Anche se clinici, devono essere a conoscenza delle opzioni di pagamento e delle politiche finanziarie dello studio dentistico.

  4. Abilità empatiche
    Ma più di ogni altra skill, queste figure devono saper dimostrare empatia verso i pazienti, riconoscendo le loro preoccupazioni e rispondendo alle loro esigenze. Devono essere in grado di creare un ambiente di fiducia e sostegno.

Come gli strumenti digitali possono venirti in aiuto nella discussione del preventivo con il paziente?

L’utilizzo di strumenti digitali può essere estremamente utile durante la discussione del preventivo dentale, perché crea un’esperienza interattiva e coinvolgente. 

La tecnologia può consentire infatti al dentista di comunicare in modo più chiaro i dettagli dei trattamenti proposti, fornendo una migliore comprensione al paziente. Non parliamo di tecnologie complesse, ma di supporti alla portata di tutti. 

Utilizzi per esempio qualcuno di questi supporti? 

  • Proiettori e schermi giganti

    Schermi e proiettori possono essere utilizzati per condividere con i pazienti immagini, presentazioni o video in alta qualità, che illustrano i trattamenti dentali proposti, i dettagli anatomici o i processi coinvolti nel trattamento.

    L’approccio visivo può aiutare il paziente a comprendere meglio la sua condizione orale, la procedura proposta e i risultati attesi.

  • Immagini intraorali

    Le immagini digitali, acquisite con telecamere intraorali, possono essere mostrate al paziente su uno schermo o un monitor. Questo permette al paziente di vedere i dettagli della propria bocca, come la posizione dei denti, la salute delle gengive o eventuali problemi dentali.

    Le immagini intraorali possono facilitare la comprensione dei bisogni del paziente e fornire una base visiva per la discussione del preventivo.

  • Software di simulazione dentale

    Esistono software specializzati -come il Digital Smile Design, per fare un esempio conosciuto-, che consentono al dentista di creare simulazioni digitali dei risultati dei trattamenti proposti.
    Utilizzando immagini o modelli 3D, il dentista può mostrare al paziente come potrebbe apparire la sua bocca dopo il trattamento.

    Questa modalità di comunicazione risulta molto comprensibile e coinvolgente perché aiuta il paziente a immaginare i benefici estetici o funzionali del trattamento e prendere una decisione più informata.

Ricorda che l’uso dei supporti digitali dovrebbe integrare la comunicazione personale e l’approccio umano per garantire una comunicazione completa e di qualità con il paziente. 

Crea un ambiente rilassante e favorevole alla discussione e permetti al paziente di fare domande e di sentirsi a suo agio nel chiedere maggiori approfondimenti o chiarimenti.

Come aumentare la percentuale di accettazione del preventivo?

Una premessa: i pazienti cercano soluzioni a bisogni espressi con il minimo della spesa.
Chi si reca presso il tuo studio tende a risolvere solo ciò che percepisce come urgente, scegliendo tendenzialmente il preventivo più basso.

I dati ce lo dimostrano: secondo l’ISTAT la spesa odontoiatrica annua procapite si è ridotta del 38,7% dal 2018 al 2022. Non solo: solo il 40% degli Italiani frequentano uno studio odontoiatrico.

Questo significa che moltissime persone non sono consapevoli dell’importanza di recarsi dal dentista e, nella maggior parte dei casi, quando succede, lo fanno per risolvere un problema specifico nel minor tempo possibile al minor prezzo.

Agire sulla consapevolezza del paziente prima che si rechi alla nostra attenzione diventa quindi fondamentale. Solo attraverso la consapevolezza di un bisogno può innescarsi il processo che porta alla scelta di un percorso terapeutico.

I questionari di Ciaodoc™ sono stati creati proprio per supportare lo studio in questa fase: calcolando il livello di rischio a sviluppare patologie orali, il paziente diventa consapevole dei suoi rischi ancor prima di iniziare la visita e sicuramente prima di discutere il preventivo con lo studio.

Ogni questionario consente infatti al paziente di vedere e ricevere via email il suo profilo di rischio. Lo studio odontoiatrico invece, conoscendo in profondità tutti i fattori di rischio del paziente, potrà utilizzarli per migliorare l’alleanza terapeutica e come leva durante la discussione del piano terapeutico e del preventivo.

Utilizzare Ciaodoc™ nel tuo studio odontoiatrico può quindi migliorare la percentuale di accettazione del preventivo, lavorando sulla consapevolezza dei tuoi pazienti a prendersi cura di sè e della propria salute orale.

Per avere maggiori informazioni puoi guardare il video di presentazione 👇

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Conclusioni

La stesura e la presentazione efficace di un preventivo dentale richiede un approccio professionale, empatico e chiaro. Non è una fase da lasciare al caso, ma da curare nei minimi dettagli.

Coinvolgere le figure giuste, fornire la formazione adeguata, dotarsi di strumenti che supportino lo studio può aiutare i pazienti a comprendere al meglio i percorsi di cura individuati, a prendere decisioni consapevoli riguardo alla loro salute orale e ad accettare il preventivo proposto. 

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