La sala d’attesa dello studio dentistico: come gestirla al meglio.

La sala d'attesa dello studio dentistico è uno dei primi punti di contatto che i pazienti hanno con l'esperienza di visita odontoiatrica che li attende.
È un ambiente che può suscitare emozioni contrastanti, dall'ansia o paura - tipica di un paziente odontofobico - all'attesa rilassata di un momento in cui prendersi cura di sé.

sala d'attesa

Gestire al meglio la propria sala d’attesa significa non solo arredare uno spazio fondamentale del proprio studio, ma anche contribuire a creare un’esperienza capace di rassicurare e coinvolgere i pazienti in attesa della loro visita. 

Sala d’attesa dello studio dentistico: funzioni

La sala d’attesa di uno studio dentistico non è semplicemente un luogo dove attendere il proprio turno, un ambiente di passaggio dal mondo esterno alla sala operativa in cui avverrà la visita. È un ambiente progettato per preparare i pazienti mentalmente ed emotivamente per il loro incontro con l’odontoiatra e il suo team.

Sia che si tratti di un paziente fidelizzato, sia di un nuovo paziente, la sala d’attesa rappresenta infatti il primo ambiente, insieme alla reception o il front office, che la persona incontra ed esplora e per questo svolge un ruolo fondamentale nel plasmare le sue percezioni. 

A tal proposito deve essere strategicamente utilizzata, non solo per far accomodare i pazienti in attesa della visita, ma anche per stimolare in loro sensazioni di benessere e di positività. Diventa dunque un ambiente centrale per promuovere e far entrare in contatto il paziente con i valori dello studio odontoiatrico.

Le emozioni del paziente in sala d’attesa

Le emozioni dei pazienti in sala d’attesa possono variare ampiamente, influenzate da una serie di fattori. Per alcuni, l’attesa può essere un momento di ansia e preoccupazione, mentre per altri può essere un momento di tranquillità e riflessione. È importante riconoscere e rispondere a queste diverse emozioni, offrendo sostegno e conforto a chi è nervoso e creando un’atmosfera rilassata per chi è più sereno. 

Proprio a questo proposito, la sala d’attesa dovrebbe essere progettata per soddisfare le esigenze emotive dei pazienti, offrendo spazi tranquilli per chi desidera ritirarsi e zone più vivaci o coinvolgenti per chi preferisce essere distratto o conoscere cosa succede dentro allo studio.

A questo proposito ti consigliamo di prenderti un minuto per approfondire il tema della gestione ottimale delle emozioni nel rapporto medico-paziente.
Proseguiamo ora con dei consigli pratici su come organizzare la sala d’attesa del proprio studio.

Consigli per la tua sala d’attesa

La comunicazione con i pazienti in sala d’attesa è essenziale per creare un’esperienza positiva. Questa può avvenire attraverso una serie di strumenti, tra cui la musica, la televisione, la letteratura informativa e la presenza di personale cordiale e disponibile. 

La sala d’attesa è un’occasione unica di posizionamento: il primo luogo fisico in cui si ha l’opportunità di comunicare ai pazienti chi siamo, quali sono i nostri valori e il nostro approccio alla persona e alla cura della salute orale.

Per farlo al meglio abbiamo raccolto alcuni consigli, o meglio spunti, che ti suggeriamo di considerare se stai progettando, ristrutturando o migliorando la sala d’attesa del tuo studio dentistico.

  • Branding
    La sala d’attesa deve innanzitutto rispecchiare l’identità del tuo studio.
    Entrando deve essere presente e ben visibile il logo dello studio, le pareti e l’arredamento devono rispecchiare i colori scelti per l’identità visiva, lo stile e il mood con il tuo posizionamento. In una parola: la sala d’attesa deve essere allineata al brand che hai sviluppato per il tuo studio.
    Il paziente in questo modo percepirà continuità: tra ciò che vede all’interno del sito web e la sala d’attesa ad esempio, piuttosto che su tutti gli altri strumenti di comunicazione che stai presidiando.

  • Arredamento
    L’arredamento in sala d’attesa gioca un ruolo significativo nel plasmare l’esperienza dei pazienti.
    Dovrebbe essere confortevole, moderno e accogliente, con arredi che riflettano lo stile e la personalità dello studio dentistico. La scelta dei colori, dei materiali e dei mobili può influenzare notevolmente l’umore e le sensazioni dei pazienti, quindi è importante scegliere con cura ogni dettaglio.
    Inoltre, è utile includere elementi di distrazione, come opere d’arte interessanti o una selezione di riviste, per aiutare i pazienti a rilassarsi e a sentirsi a proprio agio durante l’attesa.
    L’arredamento, come già citato, deve naturalmente rappresentare un elemento di continuità con tutti gli altri aspetti che compongono il brand dello studio, cosicché il paziente percepisca di vivere un’esperienza armonica, curata in ogni dettaglio.

  • Suoni
    Lo studio dentistico non è per natura un ambiente silenzioso.
    Tra i suoni provenienti dall’esterno ai rumori provocati dalle tecnologie utilizzate durante la visita, chi entra all’interno di uno studio potrebbe uscirne frastornato, anche a causa dei suoni.
    Questi rumori spesso mettono il paziente, soprattutto i più piccoli, in una condizione di ansia e paura. Proprio a tal proposito prevedere un sottofondo musicale in sala d’attesa è un ottimo modo per accogliere il paziente e trasmettere tranquillità e serenità.

  • Supporti informativi e divulgativi
    La sala d’attesa rappresenta il luogo ideale per fornire al paziente informazioni che possano essere utili al suo percorso di prevenzione e di cura della salute orale.
    Intercettare la sua attenzione in un momento di attesa è un compito arduo, ma sono diverse le modalità di comunicazione da poter utilizzare. Uno schermo con dei video accattivanti, alcune brochure che rispondano alle domande più comuni dei pazienti, dei poster che mostrino dati e statistiche sulla salute orale sono alcuni esempi e spunti per utilizzare la sala d’attesa come mezzo di informazione e divulgazione.

  • Il tuo target
    La sala d’attesa dovrebbe essere progettata in funzione della tipologia di pazienti che la vivranno.
    Il tuo studio è focalizzato sulle cure pedontotiche e ortodontiche? Non potrà mancare ad esempio un’area dedicata ai bimbi.
    Conoscere i tuoi pazienti, le loro abitudini e le loro caratteristiche ti permetterà di migliorare costantemente la sala d’attesa, introducendo strumenti che possano rispondere alle loro esigenze e desideri.

Il ruolo di Ciaodoc in sala d’attesa


A proposito di strumenti di comunicazione e divulgazione in sala d’attesa, Ciaodoc rappresenta un ottimo alleato per informare, educare e motivare i tuoi pazienti prima della visita odontoiatrica.

Ciaodoc è la prima piattaforma in Italia che, grazie a questionari e contenuti realizzati attraverso una metodica review scientifica, permette di indagare i fattori di rischio dei propri paziente fornendo loro un profilo di rischio – alto, medio o basso.

Conoscere il proprio livello di rischio a sviluppare patologie odontoiatriche prima di affrontare la visita genera nei pazienti consapevolezza e li prepara ad affrontare l’appuntamento con l’odontoiatra. Questo è utile non solo per il paziente, ma anche per l’odontoiatra che potrà così conoscere i fattori di rischio del paziente ed utilizzarli per predisporre un piano di prevenzione e di cura personalizzato.

Per utilizzare Ciaodoc in sala d’attesa basta, accedendo al proprio account sulla pagina di ogni questionario, scaricare un pdf con il QR Code del questionario, stamparlo, incorniciarlo e inserirlo così in studio.

Questa non è l’unica modalità per proporre i questionari ai pazienti, ma senza dubbio una delle più efficaci per coinvolgere il paziente già nella fase di attesa della visita odontoiatrica.

Conclusioni

La sala d’attesa di uno studio dentistico è molto più di un semplice luogo di transito. È un ambiente che può avere un impatto significativo sull’esperienza complessiva dei pazienti e sulla percezione dello studio. 

Gestirla al meglio richiede attenzione ai dettagli, compresa la progettazione dello spazio, la comunicazione con i pazienti e la cura dell’arredamento. 

Creare un ambiente accogliente, confortevole e rassicurante può contribuire a garantire che i pazienti si sentano a proprio agio, coinvolti nelle attività di prevenzione e soddisfatti durante la loro visita, migliorando così la reputazione dello studio e la fedeltà dei clienti nel lungo termine.

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