Gestione studio dentistico: il nuovo paradigma dell’odontoiatra imprenditore

L'evoluzione del settore odontoiatrico ha ridefinito il ruolo dell'odontoiatra.

Oltre ad essere un professionista esperto nella cura della salute orale, oggi infatti l'odontoiatra è chiamato a interpretare un ruolo più ampio: quello dell'imprenditore. 

gestione studio dentistico

Come abbiamo già discusso più volte, gestire uno studio dentistico richiede una gamma di competenze che vanno ben oltre la pura pratica clinica.
Il moderno odontoiatra deve essere un leader, un manager, un esperto di finanza, un marketer e un organizzatore impeccabile.

La gestione di uno studio dentistico richiede infatti una visione strategica e una costante attenzione alla qualità del servizio offerto.

Come poter seguire tutti questi aspetti e ancora focalizzarsi sull’eccellenza clinica?
Sapendo quali sono le 5 leve da tenere sotto controllo.

Regola n.1 nella gestione studio dentistico: scegli il tuo TEAM 

In un ambiente così dinamico e competitivo, l’odontoiatra-imprenditore deve innanzitutto riconoscere l’importanza di circondarsi delle giuste competenze per essere supportato. 

Questo può significare assumere o chiedere aiuto a professionisti esperti nei settori chiave, come la gestione finanziaria, il marketing o la gestione delle risorse umane, oppure investire nella propria formazione per acquisire le competenze extra-cliniche necessarie. 

La collaborazione con consulenti esterni o l’adesione a reti professionali può offrire preziosi consigli e supporto in aree specifiche di gestione aziendale.
Nel contesto complesso della gestione di uno studio dentistico, le figure interne svolgono però un ruolo cruciale nel garantire il successo e l’efficienza dell’azienda. 

Il team dello studio è infatti il suo principale asset. Assicurarsi di avere un personale ben addestrato e motivato è cruciale per fornire un’assistenza di qualità e mantenere un ambiente di lavoro positivo. 

Oltre al personale clinico, come gli odontoiatri e gli igienisti dentali, la presenza di figure specializzate nella gestione del team e nell’organizzazione dell’attività può fare la differenza.

Se il titolare vuole concentrarsi sull’attività clinica, non potrà per esempio fare a meno di una segretaria con attitudine alla gestione delle risorse umane, competenze di team building e, magari, di social media management.

Gestire le assenze, le ferie e le prestazioni dei dipendenti in modo equo e trasparente è altrettanto importante per garantire l’efficienza operativa.
Questa figura non solo gestirà le attività amministrative e burocratiche dello studio, ma si occuperà anche di svolgere un ruolo attivo nel favorire la collaborazione e la comunicazione all’interno del team e creare un ambiente di lavoro positivo e motivante.

Negli studi di dimensioni più grandi, invece, può essere opportuno introdurre figure specifiche, come l’Office Manager, che ha proprio il ruolo di guida e gestione studio dentistico, garantendo un’efficace gestione delle risorse e una costante attenzione agli obiettivi di business.

Tuttavia, non basta solo avere competenze individuali. 

Regola n.2 nella gestione studio dentistico: ORGANIZZAZIONE (e ancora ORGANIZZAZIONE)

Dicevamo che le competenze sono importanti, ma per gestire uno studio dentistico con serenità e senza ansie, è essenziale anche avere un’organizzazione ben strutturata.
Senza una solida struttura organizzativa, anche le competenze più brillanti rischiano di essere sprecate e l’efficienza complessiva dello studio ne risente. 

  • L’organizzazione inizia con la definizione e la condivisione di processi e procedure chiare e ben definite.
    Questi includono tutte le attività quotidiane dello studio, dalla gestione dei pazienti alla manutenzione delle attrezzature.

    Ad esempio, un protocollo standardizzato per la gestione dei pazienti deve comprendere tutte le fasi del patient jouney: dalla consapevolezza alla fedeltà, considerando tutti i touchpoint di accoglienza, registrazione, visita e follow-up e garantendo coerenza e qualità nell’assistenza fornita.

  • L’adozione di protocolli standardizzati porta ad un aumento dell’efficienza e della coerenza delle operazioni dello studio.
    Con procedure ben delineate, ogni membro del team sa esattamente quali sono i compiti da svolgere e come devono essere eseguiti. Questo riduce il rischio di errori nella gestione studio dentistico , migliorando la qualità del servizio offerto ai pazienti e ottimizzando i tempi di lavoro.

  • Un’organizzazione ben strutturata consente anche una gestione ottimizzata delle risorse dello studio, sia umane che materiali.
    Sapere quando e come assegnare compiti specifici, pianificare gli appuntamenti in modo efficiente e gestire le scorte di materiali in modo accurato sono solo alcune delle aree in cui una buona organizzazione può fare la differenza nel garantire la massima produttività e la riduzione degli sprechi.

Regola n.3 della gestione studio dentistico: i PAZIENTI 

“In un’azienda esiste solo un capo supremo, che può far licenziare tutti, dal presidente in giù.

Il cliente. E lo fa semplicemente spendendo i suoi soldi da un’altra parte.”

Sam Walton – Fondatore di Walmart, la più grande rete al dettaglio del mondo

Il cuore di uno studio dentistico è rappresentato dai pazienti. 

È essenziale assicurarsi che ogni paziente si senta accolto e assistito in ogni suo passaggio, fin dal momento della prenotazione fino alla visita effettiva. 

Un’ottima pratica è quella di utilizzare software di gestione dei pazienti che consentano di registrare informazioni, dati e preferenze dei pazienti, tenere traccia delle visite e inviare promemoria per gli appuntamenti. 

Conoscere i propri pazienti, monitorare costantemente la loro soddisfazione attraverso sondaggi o feedback diretto è fondamentale per individuare eventuali aree di miglioramento e per garantire un’esperienza positiva e personalizzata.

In ogni studio dentistico però una buona parte dei pazienti in anagrafica risulta dormiente. Resta un nominativo in un gestionale, ma non frequenta lo studio.

Per contrastare questa tendenza e cercare di ritornare in relazione con parte di questi pazienti tornano utili le nuove tecnologie.

L’utilizzo di piattaforme e strumenti digitali come Ciaodoc™ permette di consolidare l’alleanza terapeutica tra il medico e il paziente, migliorando così la fidelizzazione e la conoscenza reciproca. 

Ciaodoc™ consente di mantenere un database dettagliato delle informazioni cliniche e personali dei pazienti, facilitando la personalizzazione delle cure e il monitoraggio dei loro progressi nel tempo. Questo favorisce un approccio di gestione studio dentistico più centrato sul paziente, basato sulla conoscenza approfondita delle sue esigenze e stili di vita.

Per saperne di più, guarda il video-tour della piattaforma:

Regola n.4 nella gestione studio dentistico: la gestione FINANZIARIA

Una gestione finanziaria oculata è la spina dorsale di uno studio dentistico di successo.
Oltre a monitorare le entrate e le spese attraverso software di contabilità specifici per il settore, è essenziale adottare strumenti di analisi finanziaria avanzati per valutare la redditività dello studio e individuare potenziali inefficienze. 

Abbiamo già parlato dell’importanza del controllo di gestione per tenere sotto controllo e massimizzare la gestione studio dentistico.

Tra tutti i dati che si possono monitorare, ci sono però due valori che è importante imparare a conoscere, perché giocano un ruolo cruciale nel comprendere la dinamica economica dello studio:

  • il costo orario
    Il costo orario rappresenta l’unità di misura più importante nella gestione economica dello studio dentistico. Esso riflette il contributo dei costi fissi annuali dello studio a una singola ora di lavoro.

    Questo dato è fondamentale per determinare una tariffa equa e remunerativa per i servizi offerti, garantendo al contempo la copertura dei costi fissi e la generazione di un margine di profitto.

    Ad esempio, conoscere il costo orario consente agli odontoiatri di valutare il costo effettivo di un intervento e di stabilire tariffe competitive sul mercato senza compromettere la redditività dello studio.

  • il punto di pareggio (breakeven)

    Identificare il breakeven dello studio dentistico consente agli odontoiatri di determinare il volume di pazienti o il livello di attività necessario per coprire i costi fissi e generare un margine di profitto.

  • il ROI delle aree specialistiche 

    Calcolare il ROI (ritorno sugli investimenti ) delle aree specialistiche dello studio consente di valutare l’efficacia degli investimenti in attrezzature, tecnologie o formazione specialistica e di prendere decisioni informate sull’allocazione delle risorse future.

Una oculata gestione studio dentistico dal punto di vista economico-finanziario non solo garantisce la stabilità e il successo dello studio dentistico, ma anche la sua capacità di crescita e innovazione nel tempo.
Investire nella comprensione e nell’analisi dei costi operativi, del breakeven e del ROI delle aree specialistiche è essenziale per mantenere un vantaggio competitivo nel mercato odontoiatrico in continua evoluzione.

Considera di semplificare le fasi iniziali commissionando un’analisi economico-finanziaria dello studio che evidenzi i punti di forza e di debolezza della tua struttura, in modo da poter poi operare in modo diretto sul miglioramento degli aspetti inefficienti o carenti.

LA PIATTAFORMA DI SERVIZI PER L'ODONTOIATRA

Valutazione dello studio odontoiatrico e analisi economico-finanziaria

Nauta Studio, azienda di consulenza nel settore odontoiatrico e membro della commissione nazionale per il passaggio generazionale di ANDI, ha messo a punto un servizio per la definizione del valore degli studi considerando le potenzialità dal punto di vista economico, patrimoniale e della clientela. 

Regola n.5 nella gestione studio dentistico: Marketing e promozione

Infine per garantire la crescita e il successo dello studio è necessario promuovere attivamente i servizi offerti. 

Utilizzare strategie di marketing online e offline mirate è fondamentale per attrarre nuovi pazienti e fidelizzare quelli esistenti. 

Investire in un sito web professionale, presidiare i social media, e partecipare a eventi locali sono solo alcune delle strategie che possono essere adottate per aumentare la visibilità dello studio e raggiungere il pubblico di riferimento.

Se vuoi saperne di più, ti consigliamo di iniziare dal capire perché è importante un piano di marketing odontoiatrico e come trovare nuovi clienti con campagne di marketing efficaci.

Conclusioni

In conclusione, il ruolo dell’odontoiatra oggi va oltre quello del semplice dentista.
È necessario abbracciare la mentalità dell’imprenditore e sviluppare una vasta gamma di competenze di business per avere successo nella gestione studio dentistico.

Circondarsi delle giuste competenze interne e consulenziali e implementare un’organizzazione solida ed efficace sono passi fondamentali per affrontare le sfide e cogliere le opportunità in un ambiente odontoiatrico in continua evoluzione.

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